Polisi preifatrwydd

Y Gwasanaeth Arian a Phensiynau

Fel ag o’r 1af Ionawr 2019, mae Pension Wise, Y Gwasanaeth Cynghori Ariannol a’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau yn cael eu cyflenwi gan y Gwasanaeth Arian a Phensiynau. Nid yw eich hawliau preifatrwydd data yn cael eu heffeithio.

Gellir dod o hyd i hysbysiad preifatrwydd y Gwasanaeth Arian a Phensiynau yma

Os hoffech gael mwy o wybodaeth ar sut mae eich data yn cael ei brosesu, e-bostiwch contact@pensionwise.gov.uk.

Gellir dod o hyd i fwy o fanylion am eich hawliau yn https://ico.org.uk/your-data-matters

Beth yw Pension Wise?

Mae Pension Wise yn wasanaeth am ddim a diduedd y llywodraeth sy’n eich helpu i ddeall eich opsiynau pensiwn cyfraniad diffiniedig.

Darperir y gwasanaeth mewn partneriaeth gyda Chyngor ar Bopeth, Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance.

Eich data personol

Mae Pension Wise yn casglu ac yn storio data personol at ddibenion eich darparu gydag arweiniad Pension Wise, ac at ddibenion ansawdd ac hyfforddiant yn unol â’r gofyniad statudol a ddisgrifir yn Adran 333B(1) o Ddeddf Gwasanaethau a Marchnadoedd Ariannol 2000. Mae sail gyfreithlon ar gyfer Pension Wise i brosesu data personol wedi’i nodi yn Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data fel a ganlyn:

mae angen prosesu ar gyfer cyflawni tasg a wnaed er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolwr

Bydd eich data yn cael ei rannu rhwng Pension Wise a’n partneriaid cyflenwi (Cyngor ar Bopeth, Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance) lle bo hynny’n angenrheidiol er mwyn rhoi arweiniad Pensiwn Wise i chi, er rhesymau hyfforddiant ac ansawdd ac i ymchwilio i gwynion.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag unrhyw sefydliadau eraill at ddibenion marchnata neu ddibenion masnachol, ac nid ydym yn trosglwyddo’ch manylion i wefannau eraill.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – trefnu apwyntiad

Pan fyddwch yn defnyddio ein system trefnu apwyntiad ar-lein neu’n ffonio ein llinell ffôn trefnu apwyntiad, gofynnir i chi roi eich enw, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, a math o bensiwn a fydd yn cael ei storio ar ein system a’i ddefnyddio at ddibenion gwirio cymhwyster a threfnu slot apwyntiad ar amser/lleoliad sy’n ddymunol i chi gydag un o’n harbenigwyr arweiniad. Efallai y byddwn yn defnyddio’r rhif ffôn a roddwyd gennych i anfon neges testun atoch i’ch atgoffa bod eich apwyntiad yn dod i fyny. Efallai y byddwn hefyd yn storio data am unrhyw addasiadau rhesymol y bydd eu hangen arnoch i’ch helpu i gael mynediad i’r apwyntiad

Os nad oes gennych unrhyw gysylltiad pellach â Pension Wise ar ôl trefnu apwyntiad (er enghraifft, os byddwch wedyn yn canslo’r apwyntiad a ddim yn ail drefnu apwyntiad), bydd eich data personol yn cael ei storio yn ein system trefnu apwyntiad am uchafswm o 2 flynedd o’r dyddiad y trefnwyd yr apwyntiad ac yna’n cael ei ddileu. Mae galwadau i’n llinell trefnu apwyntiad yn cael eu recordio a’u storio am 6 mis.

Ar gyfer gwe-sgwrs cymhwyster gyda’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau, mae eich trawsgrifiad yn cael ei storio am gyfnod o 12 mis cyn cael ei ddileu.

Nodir y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol Pensiwn Wise at y diben hwn yn Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – apwyntiadau arweiniad

Cyflwynir apwyntiadau wyneb yn wyneb a dros y ffôn trwy Gyngor ar Bopeth, Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance.

Yn ystod apwyntiad arweiniad Pension Wise, bydd cwestiynau yn cael eu gofyn ynglŷn â’ch materion personol a theuluol, trefniadau a chynlluniau ariannol a chyflwr iechyd cyffredinol er mwyn llywio’r drafodaeth gyda’r arbenigwr arweiniad.

Bydd y manylion hyn yn cael eu storio ar ein systemau fel rhan o gofnod eich apwyntiad.

Data personol

Nodir y sail gyfreithlon i Pensiwn Wise brosesu’r data hwn ar gyfer cyflwyno apwyntiadau ar y cyd â’n partneriaid cyflwyno (rhwydwaith Cyngor ar Bopeth a’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau), a storio eich data’n ddiogel am uchafswm o 2 flynedd, yn Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data; “perfformiad tasg a gynhaliwyd er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolwr.”

Ar gyfer apwyntiadau ffôn gyda’r Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Chyngor ar Bopeth, caiff manylion allweddol o’ch apwyntiad eu storio, a caiff galwadau eu recordio a’u storio, am uchafswm o ddwy flynedd cyn cael eu dileu.

Ar gyfer apwyntiadau a gyflwynir gan rwydwaith Cyngor ar Bopeth (Cymru a Lloegr), byddant yn gofyn am eich caniatâd i storio manylion allweddol eich apwyntiad am gyfnod o chwe blynedd, yn unol â’u polisi cadw trefniadaethol. Mae hyn i ymateb i unrhyw sylwadau/cwynion sy’n codi o fewn statud y cyfnod cyfyngu 6 mlynedd. Nodir y sail gyfreithlon am hwn yn Erthygl 6(1)(a) o’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol; “mae’r pwnc data wedi rhoi caniatâd i brosesu ei data/ei ddata personol ar gyfer un neu fwy diben penodol”.

Ar gyfer apwyntiadau a ddarperir gan Citizens Advice yr Alban, cedwir manylion allweddol o’ch apwyntiad am 6 blynedd, yn unol â’u trefniadaeth polisi cadw. Mae hyn er mwyn ymateb i unrhyw sylwadau/cwynion sy’n codi o fewn y statud 6 blynedd o’r cyfnod cyfyngu. Y sail gyfreithlon yw’r hwn a nodir yn Erthygl 6(1)(f) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data; “Mae angen prosesu at ddibenion y buddion cyfreithlon a ddilynir gan y rheolwr neu gan drydydd parti ac eithrio pan fo buddion o’r fath wedi’i ddiystyru gan fuddiannau neu hawliau a rhyddid sylfaenol y data pwnc sy’n gofyn am ddiogelu data personol, yn enwedig lle mae’r data pwnc yn blentyn. ”

Gellir tynnu caniatâd ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Chyngor ar Bopeth yn uniongyrchol, neu drwy e-bostio contact@pensionwise.gov.uk.

Data iechyd

Ar gyfer apwyntiadau wyneb yn wyneb a gyflwynir gan Gyngor ar Bopeth Cymru a Lloegr, bydd unrhyw ddata iechyd sylfaenol rydych yn ei ddarparu wrth ofyn am apwyntiad ar-lein ac yn ystod yr apwyntiad yn cael ei storio yn nhermau cyffredinol fel rhan o’r cofnod o’r apwyntiad, lle mae’n berthnasol i’ch opsiynau pensiwn (er enghraifft, gall cyflwr iechyd eich galluogi i gael blwydd-dal uwch). Ble mae hyn yn digwydd, mae prosesu a chadw’r data hwn am uchafswm o 2 flynedd yn unol ag Erthygl 9(2)(g) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data, mewn cyfeiriad at Atodlen 1, Rhan 2(6)(1 a 2) o Ddeddf Diogelu Data 2018.

Bydd Cyngor ar Bopeth (Cymru a Lloegr) yn gofyn am eich caniatâd i storio unrhyw ddata iechyd sylfaenol a drafodir yn eich apwyntiad am gyfnod o chwe blynedd, yn unol â’u polisi cadw trefniadaeth. Mae’r broses ganiatâd hon yn unol ag Erthygl 9(2)(a) o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Nid yw Cyngor ar Bopeth yr Alban yn cadw cofnod ysgrifenedig o ddata iechyd yn ymwneud ag apwyntiadau Pension Wise. Fodd bynnag, bydd data categori arbennig rydych chi’n ei ddatgelu yn ystod apwyntiad ffôn yn cael ei storio ar recordiad sain ar gyfer 2 flynedd. Fe’ch atgoffir o hyn ar ddechrau’r alwad a chynghorir hynny nid oes unrhyw rwymedigaeth arnoch i ddatgelu unrhyw ddata categori arbennig.

Gellir tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu â Chyngor ar Bopeth yn uniongyrchol, neu drwy e-bostio contact@pensionwise.gov.uk.

Byddwch yn cael crynodeb o’ch apwyntiad.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – crynodeb o apwyntiad

Ar ôl eich apwyntiad byddwn yn anfon dogfen safonol i chi sy’n crynhoi cynnwys craidd yr apwyntiad Pension Wise. Byddwn yn gofyn am eich cyfeiriad post a/neu gyfeiriad e-bost i anfon hwn i chi. Rydym hefyd yn defnyddio’ch cod post i ddeall ble mae ein cwsmeriaid sy’n cael apwyntiad wedi’u lleoli ar draws y DU.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – gwefan

Mae’r wybodaeth a gasglwn ar y wefan yn cynnwys:

  • cwestiynau, ymholiadau neu adborth rydych yn eu gadael, gan gynnwys eich cyfeiriad e-bost os byddwch yn anfon e-bost at Pension Wise
  • eich cyfeiriad IP, a manylion pa fersiwn o’r porwr gwe a ddefnyddiwyd gennych
  • gwybodaeth am sut rydych yn defnyddio’r wefan, gan ddefnyddio cwcis a thechnegau tagio tudalen i’n helpu i wella’r wefan

Mae hyn yn ein helpu ni i:

  • gwella’r safle trwy fonitro sut y caiff ei ddefnyddio
  • ymateb i unrhyw adborth a anfonwch atom, os ydych wedi gofyn i ni
  • rhoi gwybodaeth i chi am wasanaethau lleol os ydych eisiau hynny

Ni allwn adnabod eich defnydd o’r wefan yn bersonol wrth ddefnyddio’r data hwn.

Bydd unrhyw ddata personol a gesglir yn cael ei ddileu ar ôl cael ei storio’n ddiogel am uchafswm o 2 flynedd.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth – cwynion

Er mwyn ymchwilio i gwynion yn effeithiol, caiff manylion eich rhyngweithio gyda Pension Wise eu rhannu rhwng Pension Wise a’n partneriaid cyflenwi (Cyngor ar Bopeth, y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau a Teleperformance).

Os oes gennych gŵyn fyw, byddwn yn storio eich data bwcio ac apwyntiad am fwy na’n cyfnod cadw safonol os bydd angen ymateb yn effeithiol i’r cŵyn a delio ag unrhyw apeliadau dilynol. Bydd unrhyw gwynion yn cael eu storio am 2 flynedd o ddyddiad y penderfyniad.

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth – ymchwil

Yn ystod eich rhyngweithiadau â Pension Wise, gofynnir i chi a fyddech yn fodlon bod ein partner ymchwil yn cysylltu â chi. Os ydych yn cytuno i hyn, efallai y bydd Ipsos Mori yn cysylltu â chi i ofyn a ydych am gymryd rhan mewn ymchwil a gwerthusiad o’ch profiad o Pension Wise. Mae cymryd rhan yn gwbl wirfoddol ac ni fydd yn effeithio ar y gwasanaeth a gewch gan Pension Wise. Mae’r ymchwil yn cynnwys gofyn cwestiynau i chi am eich profiad o’r gwasanaeth Pension Wise, a’r camau yr ydych wedi’u cymryd tuag at gael mynediad i’ch pensiwn ers eich apwyntiad. Mae’r ymchwil hwn yn ein helpu ni i ddatblygu a gwella’r gwasanaeth Pension Wise.

Gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl i Ipsos Mori gysylltu ar unrhyw adeg, trwy e-bostio contact@pensionwise.gov.uk

Storio’ch data yn ddiogel

Rydym yn storio eich data ar serfwyr diogel o fewn yr UE. Mae gennym weithdrefnau a nodweddion diogelwch ar waith i gadw eich data yn ddiogel ar ôl i ni ei dderbyn.

Dolenni i wefannau eraill

Mae Pension Wise yn cynnwys dolenni i ac o wefannau erail

Dim ond i Pension Wise y mae’r polisi preifatrwydd hwn yn berthnasol, ac nid yw’n cwmpasu gwasanaethau a thrafodion eraill y llywodraeth rydym yn cysylltu iddynt.

Os ydych yn mynd i wefan arall o’r un yma, darllenwch y polisi preifatrwydd ar y wefan honno i ddarganfod beth mae’n ei wneud gyda’ch gwybodaeth.

Eich hawliau

Rydym am sicrhau eich bod yn ymwybodol o’ch hawliau mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a broseswn. Rydym wedi disgrifio’r hawliau a’r amgylchiadau yn y maent yn berthnasol isod.

Mynediad

Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. I gael mwy o wybodaeth ar sut i gael mynediad at eich gwybodaeth a’r dogfennau, mae angen i chi gyflwyno neu ei wneud yn ffurfiol drwy Gais Unigolyn am Wybodaeth (SAR) a fyddech cystal â chwblhau’r Ffurflen SAR. Gellir ei gyflwyno drwy e-bost dpo@maps.org.uk neu gyda’r post.

Yr hawl i gywiro

Mae gennych hawl i gywiro gwybodaeth bersonol anghywir a diweddaru gwybodaeth bersonol anghyflawn. Os credwch fod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir, mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu’r wybodaeth honno ac i gywiro’r wybodaeth bersonol anghywir.

Dileu

Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol. O dan Erthygl 17 o’r GDPR mae gan unigolion yr hawl i ddileu data personol. Nid yw’r hawl yn absoliwt a dim ond mewn rhai amgylchiadau y mae’n berthnasol.

Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol os credwch:

  • nid oes angen i ni brosesu’ch gwybodaeth mwyach at y dibenion y cafodd ei darparu ar ei chyfer
  • rydym wedi gofyn am eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol ac rydych am dynnu eich caniatâd yn ôl
  • nid ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth mewn modd cyfreithlon

Nid yw’r hawl i ddileu yn berthnasol os oes angen prosesu am un o’r rhesymau a ganlyn:

  • arfer yr hawl i ryddid mynegiant a gwybodaeth
  • i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol
  • ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol
  • at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, ymchwil wyddonol, ymchwil hanesyddol neu ddibenion ystadegol lle mae dileu yn debygol o’i wneud yn amhosibl neu amharu’n ddifrifol ar gyflawni’r broses honno
  • ar gyfer sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol

Am wybodaeth bellach ewch i’r Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Cyfyngiad

Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Gallwch ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol os credwch:

  • bod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir
  • nid oes angen i ni brosesu’ch gwybodaeth mwyach at y dibenion y cafodd ei darparu ar ei chyfer, ond mae angen y wybodaeth arnoch i sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol
  • nad ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth mewn modd cyfreithlon

Hawl i wrthwynebu

Yn unol ag Erthygl 21 o’r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data, mae gennych yr hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich data. Yn dibynnu ar natur y cais, gall hyn ymyrryd â’n gallu i roi arweiniad i chi. Er enghraifft, os oeddech eisiau apwyntiad ffôn ond yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio’ch rhif ffôn, ni fyddem yn gallu eich ffonio chi i gynnal yr apwyntiad. Fel enghraifft arall, os gwnaethoch wrthwynebu i ni ddefnyddio eich cyfeiriad e-bost a’ch cyfeiriad post, ni fyddem yn gallu anfon cadarnhad o’ch trefniant apwyntiad, neu grynodeb o’ch apwyntiad.

Tynnu caniatâd yn ôl

Mae gennych hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl. Pan fyddwn yn dibynnu ar eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol, mae gennych hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Byddwn bob amser yn ei gwneud yn glir lle mae angen eich caniatâd arnom i ymgymryd â gweithgareddau prosesu penodol.

Cyflwyno cwyn

Mae gennych hawl i gyflwyno cwyn. Os ydych am godi cwyn ar sut rydyn ni wedi trin eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio i’r mater ac yn adrodd yn ôl i chi.

Os ydych am arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â sut rydyn ni’n defnyddio’ch gwybodaeth bersonol nad ydyn nhw’n cael eu hateb yma, neu os ydych yn dymuno cwyno i’n Swyddog Diogelu Data, cysylltwch â ni:

E-bost: dpo@maps.org.uk
Post: The Money and Pensions Service, Holborn Centre, 120 Holborn, London, EC1N 2TD
Ffôn: 020 7943 0500

Y Swyddog Diogelu Data sy’n gyfrifol am y gwasanaeth Pension Wise yw Emma Wheeler.

Mae gennych yr hawl i godi pryderon sydd gennych ynglŷn â ni’n trin eich data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae rhagor o fanylion am eich hawliau a’r broses ar gyfer codi pryderon yma.